Pierderea unei persoane apropiate aduce și obligația de a clarifica situația juridică a bunurilor rămase. Procedura prin care se stabilesc moștenitorii, cotele lor și patrimoniul transmis se numește procedură succesorală notarială sau, în limbaj curent, succesiune la notar.

Un dosar pregătit corect evită drumurile repetate, întârzierile și costurile suplimentare. Lista documentelor diferă însă de la caz la caz: o moștenire cu un apartament este mai simplă decât una cu testament, persoane în străinătate, terenuri neintabulate, firme ori datorii. Acest ghid prezintă actele necesare pentru succesiune la notar, termenele, costurile și pașii până la certificatul de moștenitor.

Ce stabilește notarul în cadrul succesiunii?

Moștenirea se deschide la data decesului, iar locul deschiderii este, ca regulă, ultimul domiciliu al defunctului. În cadrul dosarului succesoral, notarul verifică și stabilește:

- cine sunt moștenitorii legali și, după caz, testamentary.
- dacă aceștia au acceptat moștenirea în termen și dacă există renunțări.
- cota succesorală care revine fiecăruia.
- bunurile, drepturile și datoriile care alcătuiesc masa succesorală.
- existența unui testament ori a altor acte relevante.
- drepturile soțului supraviețuitor și, când este necesar, lichidarea regimului matrimonial.

Codul civil prevede că moștenirea se deschide la momentul decesului, iar Uniunea Națională a Notarilor Publici arată că, în procedura succesorală, notarul stabilește moștenitorii legali și testamentari, întinderea drepturilor acestora și compunerea masei succesorale.
La final, notarul eliberează certificatul de moștenitor, actul care dovedește calitatea de moștenitor, întinderea drepturilor succesorale și dreptul asupra bunurilor incluse în masa succesorală. Certificatul nu înseamnă automat că fiecare bun a fost împărțit fizic între moștenitori. În lipsa unui partaj, aceștia pot rămâne coproprietari, în cotele înscrise în certificat.

Cine poate cere deschiderea procedurii succesorale?

Cererea poate fi formulată de oricare dintre persoanele care se consideră îndreptățite la moștenire. Procedura poate fi solicitată și de creditorii succesiunii, de creditorii succesibililor sau de o altă persoană care justifică un interes legitim. Nu este necesar ca toți moștenitorii să depună împreună cererea inițială; ceilalți vor fi identificați și citați în dosar.
Cererea de deschidere se depune în scris, personal sau printr-un reprezentant împuternicit prin procură specială autentică. Cererea indică datele defunctului, moștenitorii prezumtivi, bunurile și eventualele datorii.

La ce notar se face succesiunea?

Nu orice notar din România poate instrumenta dosarul. În mod obișnuit, trebuie ales un notar public care funcționează în circumscripția tribunalului corespunzător ultimului domiciliu al defunctului.

Atunci când în acea circumscripție există mai mulți notari, competența revine primului notar sesizat. Biroul verifică în registrul succesoral dacă nu a fost deschis deja un dosar la alt notar competent. Regula privind circumscripția tribunalului și primul notar sesizat a fost introdusă prin modificarea Legii notarilor publici realizată în 2024.

Această verificare trebuie făcută înainte de strângerea tuturor documentelor. Pentru un ultim domiciliu în străinătate ori bunuri aflate în mai multe state este necesară o analiză distinctă.

Acte necesare pentru succesiune la notar: lista de bază

Lista de mai jos este orientativă. Notarul va stabili documentele finale în funcție de gradul de rudenie, tipul bunurilor, data dobândirii lor, existența unui testament și situația fiecărui moștenitor. În practică, dosarul cuprinde acte de stare civilă, documente privind opțiunea succesorală și înscrisurile care dovedesc fiecare bun sau datorie declarată.

1. Acte privind defunctul

În mod obișnuit, dosarul începe cu:

- certificatul de deces, în original;
- actele de stare civilă ale defunctului: naștere, căsătorie, divorț sau schimbarea numelui când sunt necesare;
- sesizarea pentru deschiderea procedurii succesorale, cunoscută în practică drept „Anexa 24”, atunci când este solicitată potrivit circuitului administrativ local;
- documente privind ultimul domiciliu, dacă acesta nu rezultă suficient din actele existente.
- Certificatul de deces este esențial, deoarece dovedește decesul și conține elemente utilizate pentru stabilirea locului deschiderii moștenirii. Codul civil prevede că dovada ultimului domiciliu se face prin certificatul de deces sau, după caz, prin hotărâre judecătorească.

2. Acte de stare civilă și identitate ale moștenitorilor

Pentru fiecare moștenitor prezumtiv se pregătesc:

- cartea de identitate sau pașaportul;
- certificatul de naștere;
- certificatul de căsătorie;
- actul de divorț, unde este cazul;
- certificatul de schimbare a numelui;
- certificatele de deces ale rudelor predecedate, atunci când descendenții lor vin la moștenire prin reprezentare;
- documentele privind adopția sau filiația, dacă sunt relevante.

Diferențele de nume ori de stare civilă trebuie clarificate înainte de finalizarea dosarului. Un nume modificat prin căsătorie, divorț sau procedură administrativă trebuie urmărit documentar, astfel încât legătura de rudenie să poată fi stabilită fără echivoc.

3. Testament, declarații succesorale și procuri

Se vor prezenta, dacă există:

- testamentul olograf, autentic sau privilegiat;
- declarațiile autentice de acceptare ori de renunțare la moștenire;
- alte acte din care poate rezulta exercitarea opțiunii succesorale;
- procura specială autentică, atunci când un moștenitor este reprezentat;
- hotărâri sau autorizări necesare pentru minori ori persoane reprezentate legal.

Notarul verifică registrele relevante chiar dacă familia nu cunoaște existența unui testament autentic sau a unei declarații succesorale.

4. Acte pentru apartamente, case și terenuri

Pentru bunurile imobile pot fi necesare:

- contractul de vânzare, donație, schimb, întreținere sau alt titlu de proprietate;
- certificatul de moștenitor prin care defunctul a dobândit anterior imobilul;
- hotărârea judecătorească definitivă;
- titlul de proprietate, ordinul prefectului, procesul-verbal de punere în posesie ori alte acte funciare;
- documentația cadastrală, încheierea de intabulare și extrasul de carte funciară;
- planul de amplasament și releveul, după caz;
- certificatul fiscal local, aflat în termenul său de valabilitate;
- acte privind construcțiile și cotele de teren.

Lipsa cadastrului nu înseamnă întotdeauna că bunul nu poate fi declarat, dar poate impune operațiuni suplimentare înainte sau după succesiune. Titlul de proprietate trebuie analizat și pentru a stabili dacă bunul era propriu al defunctului sau comun cu soțul supraviețuitor.

5. Acte pentru autoturisme și alte bunuri mobile

Pentru vehicule se pregătesc, de regulă:

- certificatul de înmatriculare;
- cartea de identitate a vehiculului;
- actul prin care defunctul a dobândit vehiculul;
- certificatul fiscal de la autoritatea locală.

Pentru alte bunuri se pot cere contracte, certificate de proprietate sau evaluări. Documentele trebuie să permită atât identificarea bunului, cât și stabilirea faptului că acesta aparținea defunctului.

6. Conturi bancare, acțiuni și alte drepturi patrimoniale

În funcție de patrimoniu, pot fi necesare:

- extrase ori adeverințe bancare;
- documente privind depozite, titluri de stat, acțiuni sau părți sociale;
- acte privind pensii private, asigurări, despăgubiri ori creanțe;
- concesiunea locului de veci și adeverința administrației cimitirului.

Notarul poate solicita direct informații anumitor instituții, însă este util să indicați de la început băncile, societățile și drepturile despre care aveți cunoștință.

7. Documente privind datoriile succesiunii

Masa succesorală nu cuprinde numai active. Trebuie declarate și datoriile dovedite, precum:

- contracte de credit și situația soldului;
- împrumuturi;
- obligații fiscale;
- cheltuieli funerare sau alte creanțe invocate împotriva succesiunii;
- garanții, ipoteci și litigii în curs.

Ascunderea unei datorii sau a unui bun poate genera ulterior completarea succesiunii, conflicte și cheltuieli suplimentare.

8. Martorii

Pentru stabilirea numărului și calității moștenitorilor, în practica notarială sunt solicitați, de regulă, doi martori care l-au cunoscut pe defunct și cunosc situația sa familială. Biroul notarial va comunica cerințele concrete și actele de identitate necesare.

Pașii necesari pentru dezbaterea succesiunii la notar

Pasul 1: faceți inventarul preliminar

Notați toți moștenitorii cunoscuți, bunurile, conturile, vehiculele și datoriile. Păstrați actele originale și evitați înstrăinarea, ascunderea sau împărțirea informală a bunurilor. Când există riscul dispariției unor bunuri, poate fi cerută inventarierea patrimoniului succesoral.

Pasul 2: identificați notarul competent

Porniți de la ultimul domiciliu al defunctului, nu de la localitatea în care se află bunurile sau unde locuiesc moștenitorii. Contactați un notar din circumscripția tribunalului competent și cereți verificarea prealabilă a competenței și a existenței unui alt dosar.

Pasul 3: depuneți cererea și actele disponibile

Nu este necesar să așteptați până când aveți absolut toate documentele. Depunerea cererii permite deschiderea dosarului și stabilirea unei liste personalizate de acte. Indicați complet rudele cunoscute, inclusiv persoanele plecate în străinătate sau cu care nu mai păstrați legătura.

Procedura se desfășoară, de regulă, în mai multe etape: depunerea cererii, verificarea competenței, înregistrarea dosarului, prezentarea sau citarea rudelor și administrarea probelor necesare.

Pasul 4: notarul efectuează verificările și citează părțile

Notarul verifică registrele succesorale și notariale, solicită informații și stabilește persoanele care trebuie citate. Moștenitorii aflați în altă localitate sau în străinătate pot fi reprezentați prin procură specială; actele străine pot necesita traducere și apostilare ori supralegalizare.

Pasul 5: se verifică acceptarea sau renunțarea la moștenire

Pentru decesele supuse actualului Cod civil, dreptul de opțiune succesorală se exercită, ca regulă, în termen de un an de la deschiderea moștenirii. Acceptarea poate fi expresă sau poate rezulta din acte cu semnificație juridică neechivocă; renunțarea se face în forma cerută de lege.

Expirarea anului nu trebuie confundată cu imposibilitatea absolută de a mai deschide dosarul. Procedura poate fi inițiată și ulterior, dar notarul va trebui să stabilească dacă fiecare succesibil a exercitat valabil și în termen opțiunea succesorală. Pentru decesele vechi se poate aplica legislația de la data decesului, inclusiv un alt termen de opțiune.

Pasul 6: se stabilește masa succesorală și cotele

Notarul analizează titlurile de proprietate, bunurile și datoriile. Dacă defunctul era căsătorit, se lămurește mai întâi ce parte din bunurile comune aparținea deja soțului supraviețuitor și ce parte intră efectiv în moștenire.
Ulterior, se calculează cotele potrivit legii și testamentului, cu respectarea drepturilor pe care legea le recunoaște moștenitorilor rezervatari.

Pasul 7: are loc dezbaterea succesorală

Moștenitorii sau reprezentanții lor se prezintă la termen, dau declarațiile necesare, iar martorii confirmă situația familială cunoscută. Când există acord, probe suficiente și situația juridică este clară, procedura poate fi finalizată notarial.

Dacă apar neînțelegeri serioase privind calitatea de moștenitor, valabilitatea testamentului, componența masei ori întinderea cotelor, notarul nu tranșează litigiul în locul instanței. Procedura poate fi suspendată, iar părțile își vor valorifica drepturile în justiție, potrivit regulilor din Legea notarilor publici. 

Pasul 8: se achită costurile și se eliberează certificatul

După stabilirea masei și a valorilor, se calculează onorariul notarial, taxele aferente verificărilor și, când este cazul, impozitul. Certificatul de moștenitor se eliberează după îndeplinirea cerințelor legale și achitarea sumelor datorate.

Pasul 9: actualizați evidențele după succesiune

Certificatul trebuie folosit, după caz, pentru:

- înscrierea drepturilor în cartea funciară;
- declararea imobilelor în evidențele fiscale locale;
- actualizarea proprietarului vehiculului;
- accesarea conturilor bancare;
- înregistrarea transmiterii acțiunilor sau părților sociale;
- valorificarea creanțelor și a celorlalte drepturi moștenite.

Pentru atribuirea exclusivă a bunurilor către anumiți moștenitori poate fi necesar un partaj succesoral.

Termene și costuri: ce trebuie reținut

Termenul de un an privește opțiunea succesorală, nu reprezintă pur și simplu un termen administrativ pentru obținerea certificatului. Totuși, amânarea este riscantă: actele se pot pierde, martorii pot deveni indisponibili, bunurile se pot degrada, iar identificarea moștenitorilor și datoriilor poate deveni mai dificilă.

Din punct de vedere fiscal, regula generală este că pentru transmiterea imobilelor prin moștenire nu se datorează impozitul specific dacă succesiunea este dezbătută și finalizată în termen de doi ani de la deces. La finalizarea după acest interval, Codul fiscal prevede un impozit de 1%, calculat potrivit regulilor fiscale aplicabile masei succesorale imobiliare. Acest impozit este distinct de onorariul notarului și de costurile de publicitate imobiliară.

Onorariul pentru succesiune nu este o sumă unică. El depinde, între altele, de valoarea masei succesorale și de operațiunile necesare, în limitele cadrului tarifar aplicabil. Se pot adăuga costuri pentru:

- extrase și verificări în registre;
- cadastru și carte funciară;
- evaluări;
- traduceri și apostile;
- procuri;
- duplicate sau reconstituirea unor acte.

O estimare serioasă se poate face numai după prezentarea patrimoniului și a documentelor.

Greșeli frecvente care întârzie succesiunea

Cele mai multe întârzieri provin din câteva situații evitabile:

- alegerea unui notar necompetent teritorial;
- omiterea unui moștenitor, a unui bun sau a unei datorii;
- presupunerea că plata impozitelor ori folosirea bunului dovedește automat, în orice situație, acceptarea moștenirii;
- lipsa actelor de stare civilă care explică schimbarea numelui;
- prezentarea unor certificate fiscale expirate;
- confundarea certificatului de moștenitor cu partajul;
- amânarea până aproape de împlinirea termenelor relevante;
- încercarea de a rezolva verbal o situație care necesită acte autentice.

Soluția eficientă este consultarea timpurie a notarului, chiar dacă dosarul nu este încă complet.

Întrebări frecvente despre succesiunea la notar:

Toți moștenitorii trebuie să fie prezenți în aceeași zi?
- Nu neapărat. Dosarul poate presupune mai multe termene, iar un moștenitor poate fi reprezentat prin procură specială autentică. Forma și conținutul procurii trebuie verificate înainte de semnare.

Ce se întâmplă când moștenitorii nu se înțeleg?
- Notarul poate instrumenta procedura atât timp cât aspectele esențiale sunt nelitigioase și dovedite. Un conflict real privind moștenitorii, bunurile sau cotele poate conduce la suspendarea procedurii și la sesizarea instanței.

Cât durează succesiunea?
- Durata depinde de complexitatea patrimoniului, numărul moștenitorilor, obținerea actelor și existența acordului. Un dosar simplu și complet se poate soluționa în câteva săptămâni, în timp ce o succesiune cu citări internaționale, terenuri neclarificate sau litigii poate dura mai multe luni.

Concluzie: pregătirea corectă economisește timp și bani

Pentru o succesiune la notar eficientă, începeți cu trei lucruri: certificatul de deces, actele de stare civilă ale familiei și toate documentele cunoscute privind bunurile și datoriile. Adresați-vă apoi fără întârziere notarului competent, pentru verificarea termenului de opțiune, a competenței teritoriale și a eventualului prag fiscal de doi ani.

Nu lăsați dosarul succesoral să devină mai costisitor și mai dificil prin amânare. Solicitați o verificare preliminară a actelor, obțineți lista personalizată pentru situația concretă și programați deschiderea procedurii. Un prim pas făcut la timp poate preveni luni de întârzieri, impozite suplimentare și conflicte între moștenitori.